Pilvitehdas

Google julkisti odotetusti Google Apps Marketplacen

Google järjesti eilen Campfire One -nimellä kulkevan kehittäjätapahtuman, jossa julkaistiin markkinapaikka Google Appsin yhteyteen. Google Apps Marketplaceksi ristitty kauppa toimii Applen iTunes Appstoren kanssa samalla periaatteella. Käyttäjät voivat ostaa uusia ohjelmia Google Apps -ympäristöön. Apps-pakettia saa näin laajennettu esimerkiksi projektinhallintaan tai verkkoneuvotteluihin. Applikaatiot hyödyntävät käyttäjän kalenteria, kontakteja etc. eri määrissä. Vapaa laajennettavuus asettaa nyt Appsin  edelle muita verkkopalveluina tarjottavia sähköposti- ja kalenteripalveluita.

Marketplacen julkaisu ei tullut varsinaisena yllätyksenä, koska siitä on liikkunut paljon huhuja. Tällä hetkellä tarjolla on noin 50 applikaatiota, mutta tarjonta kasvaa koko ajan. Toukokuussa järjestetään kehittäjille suunnattu Google I/O -konferenssi, jossa tullaan varmasti näkemään monia mielenkiintoisia laajennuksia. Konferenssiin on osallistumassa myös yksi tämän blogin kirjoittajista, joten pyrimme raportoimaan tuolloin myös paikan päältä.

Uusi Marketplace on jo käytössä olemassa oleville Google Apps -tileille ja omien kokemusteni perusteella applikaatioiden lisääminen on tehty pääkäyttäjille hyvin helpoksi ja nopeaksi.

http://code.google.com/intl/fi-FI/campfire/

Muutosten tekeminen Google Apps -käyttäjätileihin

Google Appsin tukifoorumilla on ollut viimeisen kuukauden ajan vilkasta. Syynä on vika, jonka takia poistettuja käyttäjiä ei voi luoda uudestaan. Normaalisti uuden käyttäjätilin voi luoda samalla tunnuksella jo poistetun tilalle viisi päivää poistamisen jälkeen. Jos poistettua sähköpostia tarvitsee tuona aikana, voi samalla nimellä luoda aliaksen toiseen tiliin tai vaihtoehtoisesti luoda julkisen käyttäjäryhmän. Nyt tunnukset jäävät kuitenkin lukkoon ja tämä aiheuttaa ylläpitäjille harmaita hiuksia.

Hi all,
Just wanted to alert you that this issue has been posted to the Known Issues page :

I deleted a user in the Control Panel more than 5 days ago, and I still receive an error when I try to re-create it.
http://www.google.com/support/a/bin/static.py?hl=en&page=known_issues.cs

We appreciate your understanding and hope to get this resolved swiftly.

Angela

Googlen työntekijä on ilmoittanut viasta tammikuun lopulla eikä vikaa olla vielä saatu ratkaistua. Tämän takia ylläpitäjien kannattaa olla tarkkana käyttäjiä muokatessa. Pyrimme ilmoittamaan kun vika on saatu ratkaistua Googlen puolesta.

Ikonipohjainen aloitussivu selaimeen kuin selaimeen: Fav4.org

Tunnetuimmista selaimista Safarissa ja Chromessa on ollut jo vähän aikaa käytössä sivujen pienoiskuvista rakennetut aloitussivut. Firefoxista ja IE:stä vastaava ominaisuus on toistaiseksi puuttunut. Törmäsin eilen Fav4.org-palveluun, joka tarjoaa kaikessa yksinkertaisuudessaan neljästä suosikkisivusta kasattavan etusivun, jonka voi muokata itselleen sopivaksi.

Palveluun ei tarvitse kirjautua ja kotisivun muokkaaminen on hyvin yksinkertaista. Yksinkertaisuudesta kertoo myös ettei sivuja voi lisätä itse, eli ne täytyy valita toistaiseksi noin 30 palvelun listasta.

Google Buzz työympäristössä

Google on julkaissut päivityksiä ahkeraan tahtiin viimeisen kahden viikon aikana, mutta eilen päivänvalon näki Suomen Street View:n lisäksi myös kokonaan uusi Buzz. Kyseessä on hieman Twitterin tai ehkä enemmänkin vanhan Jaikun tyylinen microblogauspalvelu, joka sulautuu suoraan Gmailiin. Buzzissa voi jakaa tekstipäivityksien lisäksi myös kuvia tai linkkejä ja siihen saa tilattua päivityksiä myös muualta (esimerkiksi Twitteristä tai Google Readerista).

Buzz on toistaiseksi saatavilla ainoastaan perinteiseen Gmailiin, mutta Google on ilmoittanut tuovansa sen myös osaksi Google Appsia parin kuukauden sisällä. Itse pidän tätä erityisen kiinnostavana, koska GApps-versiossa on käytössä hyvin varmasti organisaation sisäiset päivitykset. Tällöin Buzz toimisikin samalla tavalla kuin yrityskäyttöön suunnatut mikroblogausjärjestelmät (esimerkiksi Yammer). Suurimpana erona olisi kuitenkin se, että Buzz integroituu suoraan Gmailiin eikä käyttäjän tarvitse huolehtia erillisistä asiakasohjelmista.

Google on jo julkaissut ohjelmointirajapinnan, jonka Buzziin voi tuoda materiaalia  myös omista lähteistä. Muiden yritysohjelmistojen päivitysten tuominen samaan paikkaan mahdollistaisi parhaimmillaan organisaation yhteisen pulssin luomisen. Tämän takia Buzz kilpaileekin osittain myös kotimaisen Flowdock-palvelun kanssa.

Tässä vielä pari vinkkiä Buzzin käyttöön ensikokeilun jälkeen, koska ainakin itseäni alkoi häiritsemään postilaatikkoon tulevat kommenttipäivitykset:

- Yksittäisen “buzzin” päivityksistä pääsee eroon viestin oikean yläkulman valikosta löytyvällä Mute this post -valinnalla

- Jos haluat pitää Buzz-päivitykset kokonaan poissa Inboxista, tee suodatin (eng. filter) valinnalla subject:(“Buzz:”) is:Buzz (aseta kohtaan sisältää sanoja) ja aseta viestit tiettyyn tunnisteeseen (eng. label) ja/tai luetuiksi

Jälkimmäinen ratkaisu ei ole täysin toimiva, koska se huomioi viestien otsikoista buzz-sanan ja voi täten käsitellä vääriä viestejä, mutta toistaiseksi tarjolla ei tunnu olevan parempaa ratkaisua.

Kuulemme mielellämme kiinnostavista Google Buzz käyttökohteista ja -vinkeistä kommenteissa.

Google Tasks tekee töistä tehtäviä

Keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan vaatii yllättävän paljon metodologiaa taakseen. Olen kirjannut ajankäyttöä niin koneella kuin paperilla, hukkunut post-it lappuihin, huijannut to-do-listojen kanssa ja hakenut apua GTD:stä, Action Methodista ja Pomodorosta. Paras testaamani tehokkuustyökalu on ehdottomasti Google Tasks (Tehtävät). Tasks on tarpeeksi yksinkertainen ja kevyt, sitä jaksaa käyttää. Esimerkiksi Remember the Milk vaatisi jälleen uutta remonttia työtavoissa.

Tasks näkyy pienenä ruutuna gmailin alareunassa ja kalenterin vasemmassa reunassa. Ei kannata antaa iGoogleen tarkoitetun version hämätä. Parhaimmillaan Tasks on liitettynä juuri sähköpostiin ja kalenteriin.

Sähköpostin kanssa Tasksia voi käyttää vaikka näin: ne saapuneet viestit, jotka vaativat toimenpiteitä voi muuttaa konkreettisiksi tehtäviksi  painikkeen Lisää toimintoja -> Lisää tehtäviin alta. Kullekin tehtävälle voi antaa deadlinen ja pienen kuvauksen (“Lue esitys”). Tehtävän nimeä klikkaamalla pääsee suoraan a.o viestiin käsiksi, vaikka sen ehtisi välissä arkistoidakin. Viestit eivät hautaudu, eikä referenssiaineistoja tarvitse etsiä kun aikaa asian edistämiselle löytyy.

Kalenterin kanssa Tasks integroituu sievästi. Ainakin itseäni helpottaa työlistan näkeminen visuaalisesti, jaoteltuna päiville. Siisteintä on loppu viikosta nähdä kaikki tehtävät raksittuna.

Google Tasks video

Olennaisimmat Android-ohjelmat

Googlen Android-käyttöjärjestelmällä varustetut puhelimet eivät ole vielä Suomessa nousseet kovinkaan suosituiksi, mutta niitä alkaa näkymään katukuvassa hiljalleen. Itse olen käyttänyt Androidilla varustettua HTC Magic -mallia viime kesästä lähtien ja pidän sitä erinomaisena työjuhtana verkkopalveluita käyttäville henkilöille. Erityisesti Googlen palvelut ovat integroitu puhelimeen hyvin tiiviisti, koska ensimmäisellä käynnistyskerralla puudetään tunnukset ja tämän jälkeen sähköpostit, kalenterit ja muut palvelut ovat käyttövalmiita.

Android tarjoaa varsin hyvät perusohjelmat, mutta usein löytyy tarvetta Android Marketin tarjonnalle. Itse olen päätynyt yrityksen ja erehdyksen kautta seuraavien ohjelmien käyttäjäksi. Kaikki ohjelmat ovat ilmaisia, tai niistä on saatavilla hyvin toimiva ilmainen versio Android Marketista.

SlideScreen (kuvassa) - Puhelimen “työpöytä”, eli vakionäkymä, on hyvin tärkeä ja haluan siihen tuoreimman informaation. SlideScreen on erinomainen vakionäkymän korvaaja, joka tuo yhteen paikkaan uusimmat päivitykset puheluista, tekstiviesteistä, sähköposteista ja kalenterista. Ohjelmaan saa myös uusimmat uutiset Google Readerista ja päivitykset Twitteristä. Kaiken kukkuraksi ohjelma on huomattavasti paremman näköinen kuin vakiotyöpöytä.

Evernote – Evernoten Android-versio mahdollistaa uusien muistiinpanojen kirjoittamisen, äänittämisen sekä kuvaamisen. Myös olemassa olevia muistiinpanoja pääsee lukemaan ja muokkaamaan.

Astrid – Astrid on ehkä kattavin TODO-ohjelma Androidille. Siihen saa erilaiset muistutukset, prioriteetit jne. Lisäksi se osaa synkronoida tehtävät myös Remember the Milk -palvelun kanssa ilman maksullista Premium-tiliä, joka ei onnistu RTM:n viralliselta ohjelmalta.

ConnectBot – Monipuolinen SSH-pääteohjelma nörteille. Myös irssi pyörii nätisti.

Facebook – Facebookin oman ohjelman avulla on kätevä seurata kavereiden menoja vaikkakin toiminnallisuuksissa on vielä hiemisen varaa. Ohjelmasta saa myös taustalla pyörivät automaattiset ilmoitukset.

Google Goggles – Googlen ohjelma, joka tunnistaa logot kameran kuvista, lukee käyntikortit ja lähes keittää kahvisi puolestasi, jos Google tarjoaisi moista palveluna. Pakollinen teknolelu.

gTasks – Ainoa Androidilla toimiva Google Tasks -ohjelma tehtävien kirjaamiseen. Käytän tätä nykyään Astridin sijaan, koska se ei tue Tasks-palvelua.

Handcent Sms – Hyvin monipuolinen tekstiviestiohjelma.

ixMAT Scanner – 2D-viivakoodit yleistyvät nykyään sitä tahtia, että puhelimessa kannattaa löytyä lukija. ixMAT tukee yleisimpiä formaatteja ja osaa linkit selaimessa esimerkiksi bussipysäkeillä.

Tea Timer – Uskomatonta kyllä, mutta myös Androidista puuttuu ajastinohjelma.

Twidroid – Suosituin Twitter-ohjelma ja syystä.

Jos et vielä omista Android-puhelinta, niin suosittua HTC Heroa myy esimerkiksi Verkkokauppa ja Saunalahti.

Google Apps Scripts laajeni Standard Editioniin

Aiemmin ainoastaan maksullisissa Google Apps Premium ja Education versioissa käytössä ollut Scripts on nyt laajentunut myös maksuttomaan Apps Standard-versioon. Scripts ei ole erillinen palvelu vaan laajennus Spreadsheetseihin, eli Google Docsin taulukkolaskentaan. Sen avulla voidaan hakea tietoja eri palveluista, lähettää sähköposteja jne., eli taulukkolaskennan toiminnallisuuksia voidaan laajentaa esimerkiksi laskujen hyväksyntään. Scripts ei ole saatavilla perinteisessä kuluttajille suunnatussa Google Docsissa.

Virallisen julkistuksen ja esittelyvideon voi käydä katsomassa Googlen Enterprise-blogista. Paremman käsityksen Scripts:n mahdollisuuksista saa Googlen omista tutoriaaleista.

Osoitealiaksia viestien lajitteluun Gmailissa

Gmail on täynnä hyödyllisiä ominaisuuksia, joista useimmat eivät koskaan saa tietää. Vaikka sisäänrakennettu spam-suodatin toimiikin erinomaisesti, on joskus hyödyllistä lajitella muut turhat viestit, kuten uutiskirjeet, suoraan tiettyyn labeliin (tunniste) tai luetuiksi viesteiksi.

Osoitealias Gmailin tapauksessa tarkoittaa kokonaan uutta sähköpostiosoitetta, joka ohjaa viestit kuitenkin yhteen ja samaan sähköpostilaatikkoon. Aliaksen muoto on seuraava:

tunnus@gmail.com >> tunnus+alias@gmail.com

Mitä hyötyä aliaksista sitten on? Oikean sähköpostisi sijaan voit antaa uutiskirjeille tai palveluille kokonaan omat sähköpostiosoitteensa. Näin voit lajitella saapuvat viestit suoraan filttereillä (suodin) tiettyyn labeliin ja sähköpostilaatikkosi pysyy siistinä. Tässä pari esimerkkiä omista käyttökohteistani:

Uutiskirjeet: tunnus+newsletter@gmail.com

Erilaiset web-palvelut: tunnus+facebook@gmail.com (esimerkki)

Muista osoitteista ohjattu posti: tunnus+koulu@gmail.com

Filttereitä voit luoda Gmailissa Create Filter -linkistä hakukentän vierestä ja alias-viestit voit erotella asettamalla alias-osoitteen To-kenttään.

Lisätietoa osoitealiaksista löytyy Googlen ohjeista ja perinteisen Gmailin lisäksi ne toimivat myös yrityksille suunnatussa Google Appsissa.

Toimituksen suosikki: Evernote

Muistiinpanojen tekeminen, erilaisten asioiden muistaminen ja muistilappusten etsiminen on voi paikoitellen olla haastavaa. Näin se menee ainakin minulle. Yritin noin vuoden sinnitellä pelkällä muistikirjalla, uskollisella taskukokoisella Moleskinella, mutta paperinen muistikirja toimii vain tiettyyn pisteeseen asti, kun omistaja viettää kuitenkin suurimman osan ajastaan näytön edessä.

Lokakuussa aloitin viimein käyttämään Evernotea. Kyseessä on puhtaasti muistiinpanojen tekemiseen pyhitetty palvelu, joka toimii niin selaimessa, tietokoneella kuin puhelimessakin. Konseptin ymmärtää helpoiten Evernoten veikeästä esittelyvideosta:

Nykyisin tallennan Evernoteen lähes kaiken. Erilaiset työprojektit, ideat, listat jne pysyvät hyvin kasassa ja niistä on nopea etsiä tietoa kunhan käytössä on mikä tahansa tietokone tai matkapuhelin.

En käy tässä tarkemmin läpi Evernoten kaikkia ominaisuusia, koska niistä löytyy hyvin tietoa palvelun videoista. Tulevissa blogipostauksissa kerromme kuitenkin tarkemmin miten Evernotesta saa enemmän irti erilaisissa käyttötarkoituksissa. Niitä odotellessa kannattaakin käydä kirjautumassa palveluun ja kokeilla sen käyttöä.

Ulkoista ja hallitse

Viime viikolla rakas ystävämme Dilbert iski jälleen naulan kantaan, tai olisi osunut mikäli ulkoistus sujuisi ongelmitta. Valitettavan usein asioiden uskotaan menevän ongelmitta, kun erityisesti “ydinliiketoiminnan” ulkopuolelle jäävät tehtävät siirretään muiden vastuulle. Karu todellisuus kuitenkin yllättää, kun muutosprojekti pitenee, venyy ja paukkuu tai muutosten jälkeen ylläpitovastuu vaihdetaan odotteluun ja työntekijöiden peukaloiden pyörittelyyn.

Tulemme tässä blogissa ruotimaan erilaisia keinoja helpottaa työntekoa sekä ihmisten välistä yhteistyötä. On sanomattakin selvää etteivät tutut työtavat muutu, kun niitä heitetään uusilla työkaluilla. Pyrimmekin avaamaan erilaisia työntekoa helpottavia tapoja ja ajatusmalleja.

Tervetuloa uudistamaan työpäivääsi!